Wie du in 3 einfachen Schritten jede Aufgabe in eine Prozessbeschreibung verwandelst
um Aufgaben an deine Mitarbeiter abzugeben!
Kennst du das: Du möchtest gerne Aufgaben an deine Mitarbeiter abgeben, hast aber Sorge das Fehler passieren wenn du es nicht selber erledigst…
Sichere die Abläufe in deinem Pflegedienst durch Prozessbeschreibungen!
Viele Verwaltungsaufgaben können heute delegiert werden. Warum also nicht auch die Organisation deines Pflegedienstes an qualifizierte Mitarbeiter abgeben? So hast du mehr Zeit für wichtige Dinge. Mit Prozessbeschreibungen schaffst du es, wiederkehrende Abläufe in deinem Pflegedienst zu vereinfachen und zu standardisieren. Dadurch laufen die Abläufe reibungsloser und du hast mehr Zeit für deine Kunden.
Wie man wiederkehrende Prozesse in Abläufen beschreibt und in ein QM-System integriert (PDCA-Zyklus).
Du möchtest Verwaltungsaufgaben an deine Mitarbeiter abgeben, damit du mehr Zeit hast dich um deinen Pflegedienst zu kümmern?
Du hast immer was zu tun und kaum Zeit dich um die Geschäftsführenden Dinge in deinem Unternehmen zu kümmern?
Wenn du wieder mehr Luft zum Atmen und mehr Ruhe für wichtige Gedanken, wie z.B. die Entwicklung deines Pflegedienstes? Dann solltest du Aufgaben abgeben.
Wenn du immer alle Aufgaben selber erledigst, hetzt du von einem To Do zum nächsten und hast ständig das Gefühl du bekommst ein Schleudertrauma von dem ganzen Stress.
Das Stichwort heißt Prozessplanung!
In dem ich Prozesse beschreibe und plane minimiere ich das Risiko für Fehler und Unsicherheiten.
Die Prozessplanung umfasst das Gestalten, Dokumentieren, Steuern und Verbessern von Geschäftsprozessen.
Welche Prozesse in einem Pflegedienst gut geplant werden können:
– Tourenplanung
– Dienstplanung
– Leistungsabrechnung
– Verordnungswesen
– Mahnwesen
– Mitarbeitereinarbeitung
– Bewerbungs/Einstellungs-prozess
– Umsatzplanung
Wie gelingt mir eine gute Planung?
Wenn ich die Verwaltungsabläufe bei uns im Dienst geplant habe bin ich mit folgendem System daran gegangen.
- Was ist das genaue Ziel? (Am besten so klar wie möglich definieren)
- Welche Schritte müssen abgearbeitete werden um an das Ziel zu gelangen?
- Die einzelnen Zwischenschritte genau beschreiben, möglichst so detailliert, dass selbst jemand nicht eingearbeitetes versteht was gemacht werden muss
Das Ziel von Prozessplanung ist immer auch die Übertragung von Verantwortung an die Mitarbeiter, denn dies führt zu höherer Motivation, da Erfolge aufgrund der Prozesskennzahlen sichtbar werden.
Phasen des Prozessmanagements sind meistens folgende und so solltest du auch vorgehen um eine Aufgabe in einem Prozess zu beschreiben:
- Prozessarbeit vorbereiten
2. Prozess beschreiben
3. Prozess strukturieren
4. Prozesse lenken und verbessern
5. Prozesse stabilisieren
Meist wird hierfür der sogenannte PDCA-Zyklus herangezogen.
Der PDCA-Zyklus ist ein beliebtes Steuerungs- und Überwachungsinstrument und geht den Problemlösungsprozess in den Schritten “Plan – Do – Check – Act” an.
Übersetzt werden die Phasen dabei mit “Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln”
Das heißt wenn du einen Prozess beschrieben und dann geplant hast, wird er nach dem PDCA Zyklus:
– durchgeführt
– dann überprüft (hat alles so geklappt wie du es geplant hast bzw. ob die Maßnahmen wirksam die Ergebnisse hervorgebracht haben die als Ziel definiert waren)
– dann fine Tuning (muss irgendwo ein Schritt angepasst werden, etwas umgeschrieben werden um das vorgegebene Ziel zu erreichen) Und durch Schulung weitere Mitarbeiter die Ergebnisse auf Dauer sichern.
Hier am Beispiel “Anlegen einer Personalakte”:
Plan: Erstelle ein Konzept, wie zukünftig deine Personalakten angelegt werden sollen. Was benötige ich alles um eine Personalakte anzulegen? (z.B. Akte, Verzeichnis, Beschriftung,…) Welche Unterlagen gehören in die Personalakte? (z.B. Personalbogen, Zeugnisse, Bewerbung, Vertrag, …) Erstelle dir unbedingt dazu eine Checkliste.
Do: Nun setzte du dein Konzept um. Such dir alles für das Anlegen der Personalakte her. Bescheschrifte diese mit dem Namen des Mitarbeiters. Erstelle nun die Checkliste, welche Unterlagen du benötigst. Nun setzt du überall Häkchen, bei den Unterlagen die du schon vor dir hast. Die anderen lässt du dir vom Mitarbeiter nachreichen.
Check: Überprüfe ob du alle Unterlagen vollständig hast.
Act: Es fehlen dir immer noch Unterlagen?! Überarbeite die Akte und ergänze wenn nötig die Checkliste nochmal. Du merkst, dass du im Stress schnell vergessen hast nachzufragen.
Optimierung: Setze dir Erinnerungen in deinen Kalender, dass du nach ca. 2 Wochen bei deinem Mitarbeiter erneut nach den Unterlagen fragst. So behältst du auch in stressigen Situationen den Überblick.
Wichtig in diesem Zusammenhang ist die fortlaufende Verbesserung.
Dein Ambulanter Pflegedienst verändert sich mit jedem Monat den er am Markt ist, mit jedem Klienten den ihr aufnehmt und mit jedem neuen Mitarbeiter den du einstellst.
Mit dem Wachstum kommt auch immer die Veränderung. Die ist weder gut noch schlecht, sie macht die Dinge halt einfach anders.
Und deshalb ist es wichtig das du am Schirm hast auch schon beschriebene Prozesse immer wieder zu prüfen. Zielvereinbarungen sollten auch immer wieder auf ihre Wirksamkeit geprüft werden. Passt das so noch in deinem Unternehmen, oder muss ein Prozess angepasst werden an veränderte Bedingungen.
Definierte Prozesse brauchst du später dann auch für dein Qualitätsmanagementsystem. Sinnvoll ist das anlegen einer Prozesslandkarte, auf die alle Mitarbeiter zugriff haben. Hier können schnell alle definierten Prozesse aufgerufen werden. So kannst du es schaffen nach und nach jede Aufgabe zu beschreiben, damit dein Unternehmen auch ohne dich weiterlaufen kann, denn das ist wirklich Unternehmertum.
Arbeitest du noch IN deinem Pflegeunternehmen oder schon AN selbigen? 😉
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